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lunes, 23 de marzo de 2009

La Organización Inteligente: El Poder de Saber

En el siguiente artículo se identifican algunos de los aspectos básicos que debemos conocer dentro del área de Business Intelligence.

Los Sistemas Transaccionales son un tipo de Sistema de Información que permite recolectar, almacenar y editar la información generada dentro de las operaciones de una Organización. Con ellos se busca automatizar las tareas principales, disminuyendo los costos de operación. Los Sistemas Transaccionales manejan un alto volumen de datos, de naturaleza reciente, con actualizaciones frecuentes. Por el contrario, los Sistemas de Soporte de Decisiones (DDS) están enfocados en generación de reportes que apoyen a la toma de decisiones; almacenan datos históricos, generalmente sólo para ser consultados y no hay operaciones de inserción o modificación de datos disponibles al usuario. Las actualizaciones o carga de datos son realizadas en ciertas ventanas de tiempo por procesos de extracción, transformación y carga, conocidos como procesos ETL (Extractión-Transformation-Load).

El proceso de toma de decisiones, según la TDWI (The Data Warehouse Institute), se trata de identificar los aspectos que requieren atención, establecer metas, diseñar los pasos de acción adecuados y evaluar y escoger los caminos alternativos. Los DDS están enfocados en cómo las personas de una Organización toman decisiones, qué problemas buscan resolver y qué necesitan saber para lograrlo. Y es allí donde hablamos de Business Intelligence, que proporciona la información adecuada al Negocio, otorgándole cierta inteligencia que le permite evolucionar.

Formalmente, según Gartner, Business Intelligence (BI) es un conjunto de conceptos, prácticas, metodologías y tecnologías que ayudan a que el Negocio alcance una mayor comprensión de su contexto comercial, mejorando la toma de decisiones dentro de la Organización, al transformar los datos de la empresa en conocimiento e indicadores sobre las operaciones del negocio, brindándoles una importante ventaja competitiva.

Simplificando, podemos definir BI como el proceso de otorgar en el momento preciso, a las personas adecuadas, la información necesaria con la que puedan tomar decisiones que le aporten mayores beneficios sobre sus competidores. Las organizaciones inteligentes son aquellas que entienden mejor los hechos del Negocio y actúan primero que los demás.

BI es aplicado en diversidad de sectores: finanzas, ventas, CRM (Custom Relationship Management), mercadeo, RRHH, inversiones, entre muchos otros. Veamos el siguiente escenario: TuBanco tiene como meta lograr la apertura de 300 mil cuentas. Para ello contactaría por correo a unos 10 millones de prospectos, esperando que al menos un 2% de ellos abran una cuenta en TuBanco. Valiéndose de las ventajas de BI, TuBanco puede analizar la población de 10 millones y refinarlo a un subconjunto de prospectos con un porcentaje esperado de retorno mayor al 12%, es decir, 12% más de personas que abrirían cuentas. En vez de enviar correspondencia a 10 millones de posibles prospectos, se envía a unos 2 millones y se tiene un mayor porcentaje de personas que abrirán cuentas en TuBanco gracias a esta estrategia. Esto es posible con técnicas de Data Mining que permiten identificar las necesidades del conjunto prospecto y dirigir el mensaje hacia un subconjunto con mayores probabilidades de adquirir el servicio. Se reducen los costos de envíos en más de un 70% y se obtienen mayores beneficios, 4 veces mayor al inicial.

En la siguiente figura podemos observar los distintos componentes dentro de una solución BI:


Entre las herramientas y tecnologías de mayor renombre en el mercado tenemos a IBM, Cognos, Oracle con la adquisición de Hyperion, Microstrategy, SAP y SAS. Este año, Gartner presenta un grupo bastante homogéneo en su Cuadrante Mágico de Plataformas BI, que podemos ver a continuación:

Las alternativas OpenSource, que están asomándose como invitados dentro del próximo cuadrante de Gartner, se encuentra Pentaho y Jasper.

La crisis mundial está jugando un papel clave dentro de las estrategias de negocio vistas desde el punto de vista de BI. Esto coloca a BI como una de las prioridades más importantes para invertir, ya que el panorama empuja a las empresas a dar seguimiento continuo a cómo evoluciona su negocio, identificar tendencias y comportamientos para lograr adaptarse rápidamente, conscientes de los riesgos de cada acción, y evaluar sus procesos de negocio para innovar y atacar aquellos nichos dentro del mercado que representen oportunidades de negocio interesantes. Además, al optimizar los procesos internos de la Organización, es posible reducir costos e incluso ofrecer precios aún más competitivos, marcando una diferencia dentro del Mercado.

Algunas de las predicciones que destacan es el crecimiento de la demanda de aplicaciones de análisis como SaaS, teniendo hasta un 20% de empresas clientes de SaaS dentro de su portafolio BI; las unidades de negocio, no los departamentos de IT, tendrán un 40% de su presupuesto destinado a invertir en BI; más del 35% de empresas top a nivel mundial fallarán en la toma de decisiones sobre cambios significativos en sus Negocios debido a que recortarán la inversión en sus plataformas BI; una tercera parte de las aplicaciones BI será a través de mashups. Además se proyecta la toma de decisiones bajo un esquema colaborativo, un "BI Social"; las organizaciones pequeñas y medianas estarán entre los objetivos de los proveedores BI; el uso de técnicas de RIA (Rich Internet Applications) como valor agregado, entre otras predicciones.

Para iniciar y mantenernos en el camino inteligente dentro de nuestra Organización, debemos tener en cuenta estas buenas prácticas generales:
  1. Seleccionar un Ejecutivo Senior, que no sea de IT, como el sponsor y defensor de la gobernabilidad de los datos de la organización.
  2. Crear y apoyar la gobernabilidad de datos y su administración dentro de la organización.
  3. Tomar como punto de partida, el análisis del estado actual de la gobernabilidad de los datos.
  4. Definir los requerimientos lógicos y físicos de datos, los cuales servirán de base y conducirán el resto de la arquitectura BI.
  5. Identificar todos los tipos de usuarios involucrados en la iniciativa BI. Importante: no todos los usuarios son iguales.
  6. Si es apropiado para la cultura y ambiente de la organización, empieza con un modelo de datos analítico estándar.
  7. Asegúrate que todo el conjunto de componentes de BI (no sólo los obvios) estén referenciados en la visión estratégica y la arquitectura BI.
  8. Selecciona un partner para integración de sistemas con buena reputación y un extenso background en implementación de estrategias BI.
  9. Asegúrate que el roadmap estratégico esté dividido en "pasos de bebé" con entregables concretos y con no más de algunas semanas de diferencia
  10. Selecciona objetivos de alto valor, bajo costo y baja complejidad para las primeras iteraciones para asegurar el éxito inicial y el momentum.
Para finalizar, les extiendo la invitación a seguir de cerca el área de Business Intelligence, sus ventajas y sus retos, comentando sobre los tópicos BI de tu preferencia. Y para nuestros colaboradores si aún no pertenecen, pueden unirse a nuestra Comunidad BI donde encontrarán más información en la Base de Conocimiento Búho, acerca de otros conceptos importantes en BI, como son los Data Warehouses, procesos ETL, Modelos Dimensionales, Arquitectura BI, entre otros.

Astrid Salazar

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